【契約書が消滅？】属人的な管理からの脱却と「自動更新」の罠

「あの契約、いつまでだっけ？」「担当者が辞めたので、原本がどこにあるか分かりません」。

取引先が数百社を超えたとき、この「属人化」はもはやリスクではなく、純然たる「損失」です。

最も実務的に痛いのが「自動更新」の罠です。
不採算事業や不要になった外部サービスを解約しようとした矢先、「解約通知期限は3ヶ月前まで。先月自動更新されたので、あと1年は払ってください」と突き放される。
管理ミスだけで、年間数百万円のキャッシュが垂れ流しになります。
また、過去に担当者が安易に飲んだ「競業避止」や「排他的取引」の特約が放置されたままだと、新規事業の足かせになり、最悪の場合は他社から訴えられます。

この泥沼を脱する防衛策は、Excel管理を卒業し、「リーガルテック（契約管理システム）」へ強制移行することです。

①【アラート機能の活用】：更新期限の3ヶ月前に社長や法務に自動通知が飛ぶ設定にする。
②【条項のタグ付け】：損害賠償上限の有無や、解除条件をデータ化し、検索可能にする。
③【原本の電子化と中央集権】：契約権限を各部署から「法務」または「経営管理」に集約し、勝手な押印を物理的に不可能にする。

「契約書は締結して終わり」ではありません。
管理されない契約書は、いずれ自社を刺す刃に変わります。システム化はコストではなく、将来の巨額の損失を防ぐための投資です。

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